Jobbeskrivning

Arbetsbeskrivning

Vi söker dig som är en kvalificerad administratör med erfarenhet av att stötta chefer och ledningsgrupper. Du trivs i en serviceinriktad och varierande arbetsroll med många kontaktytor.

SiS huvudkontor består av nio avdelningar och GD-stab. Vi söker nu två nya medarbetare som ska arbeta nära säkerhetsavdelningen samt forsknings- och utvecklingsavdelningens ledning. 

Som administratör kommer du att vara placerad på vårt huvudkontor och ha ett nära samarbete och nätverk med kollegor som har motsvarande arbetsroll men är placerade på andra avdelningar. Ni är tillsammans viktiga i det fortsatta arbetet med att ta fram och utveckla SiS huvudkontors administrativa processer och rutiner. Uppdraget kan komma att skilja sig åt beroende på vilken avdelning du arbetar på.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer vara att ge kvalificerat administrativt stöd till avdelningsdirektören och övriga chefer i avdelningsledningen i arbetet med att samordna, styra, analysera och följa upp avdelningens verksamhet. Du kommer även hålla samman avdelningens remiss-, besluts- och beredningsprocesser som resulterar i goda beslutsunderlag. I din roll kommer du ha kontakt med kollegor inom olika delar av myndigheten och med externa parter såsom andra myndigheter, kommuner, regioner med flera.

Du kommer även ansvara för den dagliga servicen och ha varierande arbetsuppgifter, såsom att hantera i första hand avdelningsdirektörens, men även avdelningsledningens kalenderbokningar, boka möten och förbereda mötesunderlag, arrangera externa och interna konferenser, arrangera avtackningar, samt att boka resor. I arbetsuppgifterna ingår även att skriva protokoll, redigera dokument och genomföra utskick samt övriga administrativa uppgifter kopplade till avdelningsledningens arbete. I rollen ingår vidare att bevaka avdelningens funktionsbrevlådor och fakturahantering. Du kommer också att ta fram och sammanställa underlag till avdelningsdirektören.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• fullgången gymnasieutbildning/gymnasieexamen
• några års erfarenhet från liknande roll och arbetsuppgifter, varav något år som stöd till chef/ledning
• erfarenhet av att självständigt koordinera olika uppgifter eller projekt
• goda kunskaper i Officepaketet samt hög it-mognad
• god kommunikativ förmåga, såväl muntligt som skriftligt, på svenska

Det är meriterande med:

• erfarenhet från statlig förvaltning
• erfarenhet av offentlighet- och sekretesslagen, diarieföring och GDPR
• eftergymnasial utbildning inom relevant område
• erfarenhet av att ta mötesanteckningar och föra protokoll 
• erfarenhet av enklare handläggning
• erfarenhet av remisshantering, alt motsvarande hantering i privat sektor
• erfarenhet av att ha anordnat möten, konferenser, seminarium och större events
• erfarenhet av att samordna/koordinera verksamhetsuppföljning            
• erfarenhet av webbpublicering på intranät

Vi söker dig som har kunskap om och erfarenhet av att arbeta självständigt och strukturerat med stort fokus på service och bemötande. Som person är du är proaktiv, lösningsorienterad och kan hantera flera parallellt pågående uppgifter. För att lyckas i rollen är det viktigt att du kan samarbeta med chefer och kollegor och att du är mån om att skapa kontakter och goda arbetsrelationer. Arbetsuppgifterna ställer krav på hög integritet, gott omdöme i avvägningar och prioriteringar samt noggrannhet och känsla för detaljer, alltid med utgångspunkt i verksamhetens behov. Då myndigheten är mitt uppe i en utvecklingsresa är det av vikt att du är bekväm med att arbeta i en föränderlig miljö och tycker om att vara med och utveckla verksamheten. Sist men inte minst delar du SiS värdeord respekt, omtanke och tydlighet och lever efter dessa i ditt dagliga arbete.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. 

På SiS månar vi om ett gott medarbetarskap. Det innebär att du som medarbetare tar ansvar för ditt arbete, bidrar till utveckling och medverkar till ett gott samarbete. Läs mer om vårt medarbetarskap.

Anställning

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid och inleds med sex månaders provanställning.
Tillträde enligt överenskommelse. 
Placeringsort: Solna

Arbetet sker i huvudsak på kontoret i Solna Businesspark. 

Ansökan

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 18 maj 2025. 
Referensnummer: 2.9.1-3709-2025

Fackliga kontaktpersoner:
Isabelle Strid
Facklig kontakt, SACO-S
010-453 40 68