Elektronisk fakturahantering

Regeringen har beslutat att alla statliga myndigheter ska hantera både inkommande och utgående fakturor elektroniskt.

E-faktura via fakturaväxel

SiS vill i första hand ta emot er faktura elektroniskt via vår fakturaväxel i formatet Svefaktura.

SiS:s fakturaväxeluppgifter

Fakturaväxel: Itella
Identitetsbegrepp i fakturaväxel är organisationsnummer: 2021004508

Fakturaportalen

För er som inte kan skicka e-faktura finns det möjlighet att registrera er faktura i Fakturaportalen, adressen är www.fakturaportalen.se. Fördelen med att använda Fakturaportalen är att fakturan når oss dagen efter registreringen. Vi kan behandla fakturan snabbare.

Pappersfakturor

Om ni endast har möjlighet att skicka pappersfakturor ska dessa skickas till respektive institution för vidare behandling.

Fakturainformation

SiS referenssystem består av ett femsiffring nummer för varje institution, till exempel 20100 (Johannisbergs ungdomshem). Se länkar nedan.

Elektronisk faktura - referensnummer SiS institutioner 

Elektronisk faktura - referensnummer SiS huvudkontor 

SiS tillämpar 30 dagars förfallotid om inte annat avtalats. Vi godkänner inte fakturaavgifter, expeditionsavgifter eller liknande.

Nedanstående uppgifter ska alltid framgå på fakturor ställda till SiS:

• Datum för utfärdandet (fakturadatum)
• Ett unikt löpnummer för varje faktura
• Referens i ovanstående angivet format (institutionens referensnummer)
• Säljarens momsregistreringsnummer och F-skattebevis
• Säljarens och köparens namn och adress
• Säljarens plusgiro eller bankgiro
• Förfallodatum (beräknas 30 dagar från fakturadatum)
• Leveransdatum
• Varumängd eller tjänstens omfattning
• Momsbelopp
• Momssats
• Totalt fakturabelopp
• Kreditfaktura ska hänvisa till debetfaktura

Ofullständiga fakturor

• Vi skickar tillbaka ofullständiga eller felaktiga fakturor till leverantören för åtgärd.
• Vi accepterar inte dröjsmålsräntor och avgifter på fakturor som vi returnerar för komplettering.
• Vi uppmanar er att fråga efter den ovanbeskrivna referensen vid beställning från oss.

Fakturaportalen - Gör så här:

Vid första användning måste leverantören registrera alla företagsuppgifter. Välj i menyn Fakturera här.

1. Välj Statens institutionsstyrelse i popup-listan.
2. Ange eventuellt lösenord för kunden. (Lösenordet får ni av Fakturaportalen vid första inloggningen.)
3. Fyll i era företagsuppgifter. (Detta behöver ni bara göra för första fakturan.)
   Klicka på ”Nästa” för att fortsätta registrera. Längst ned på varje sida finns telefonnummer och e-postadress till SiS om ni behöver hjälp att registrera fakturan.
4. Ange korrekt e-postadress. Det är nödvändigt för att ni ska få kvittens på skickad faktura.
5. OBS! Till Statens institutionsstyrelse kan endast godkända företag registrera faktura. Vi får e-brev från Fakturaportalen första gången ni vill registrera en faktura. Efter godkännande från oss kan ni registrera fakturor. E-posta till Redovisningdirekt@stat-inst.se att ni har registrerat er på Fakturaportalen så att vi kan behandla er förfrågan så fort som möjligt och meddela er när vi har lämnat godkännandet.
6. I fliken Kund och referens ska ni ange Kund referens 1 enligt ovan (referensnummer till institutionen resp huvudkontoret). Ange beställaren i Kund referens 2.
7. I fliken Leveransadress ska ni välja minustecken i fält Lokaliseringskod.
8. När ni har registrerat alla uppgifter i fakturan, visas automatiskt en möjlighet att skriva ut och/eller spara en kopia av fakturan på er PC.
9. Klicka på "Skicka" så sänds fakturan elektroniskt till kunden.
10. Kvittens på skickad faktura med länk till PDF-kopian kommer inom kort till er e-postadress. Vi rekommenderar att ni sparar fakturan på er dator innan den skickas ifall sökvägen från Fakturaportalen till fakturan inte fungerar.